Nivel de Madurez de una PMO
Existe el llamado "Modelo de Madurez de una PMO", que no es otra cosa que, en base a un análisis retrospectivo (ya sea por un externo o por el mismo equipo interno) de una lista detallada de elementos, checklist ✅, que una PMO debe cumplir para tener un nivel de madurez adecuado a las necesidades del negocio (siempre pensando en la alineación de la PMO con la estrategia de la organización).
En este sentido, actualmente existen varios Modelos de Madurez para medir una PMO, entre ellos PMI, CMM, OPM3, Gartner, Berkeley, Kerzner entre otros. Acá no voy a hablar de ninguno en específico, solamente estoy unificando criterios.
¿Por qué es importante?
Mientras la PMO va madurando, va ofreciendo mayor valor a la organización, esto lo logra al ofrecer más con menos (más valor con menos recursos). Es fundamental que los ejecutivos que lideran la organización sepan dónde se encuentra su PMO en el modelo de madurez, así podrán evaluar también el estado de la organización, ayudando a identificar áreas de mejoras y definir un plan para hacer madurar la organización.
La madurez de la PMO podemos verla como un termómetro de la madurez de la organización
A continuación, les presento 5 etapas o niveles de madurez de una PMO, que van desde una PMO en Fase Inicial o Infantil a una Fase de Mejora Continua o Anciano Respetado.
Imagen propia, pueden utilizarla
Nivel 1️⃣ - Fase Inicial:
Es el nivel más básico. La PMO tiene un tamaño mínimo requerido para soportar un par de proyectos, pueden existir múltiples PMOs dentro de la organización. La existencia de esta PMO implica que la Dirección la ha autorizado a desarrollar políticas, pero se mantiene la duda de su utilidad.
Nivel 2️⃣ - Configuración de Procesos Estructurados:
Al llegar al Nivel 2, la PMO ha desarrollado algunas políticas y/o procesos los cuales son utilizados solamente en el proyecto más grande o en algunos proyectos estratégicos. Ahora la Dirección ve con mejores ojos la PMO, le encuentra la utilidad y propicia la utilización de ésta. Ya la PMO es capaz de planificar por sí misma, pero no tiene la capacidad de generar KPIs de su gestión o de los proyectos con los que se relaciona. La reportería es a alto nivel, con bastante inconsistencia y procesos manuales para la consolidación de la información.
Nivel 3️⃣ - Procesos Estandarizados a través de la Organización:
La influencia de la PMO ha crecido, y ahora las unidades de negocio utilizan, en algunos casos, la PMO como recurso para la gestión de proyectos de las operaciones de negocio, adicional a sus funciones normales como facilitadora en la gestión de proyectos. Como tal, sirve para traducir las mejores prácticas de gestión de proyectos a la organización. También está comenzando a ofrecer orientación sobre la asignación de recursos, siguiendo los procesos que ha establecido.
Hay un nivel de mejora en los informes de la PMO, y sus estimaciones, planificaciones y programaciones ahora se basan en las mejores prácticas de la industria y en datos históricos.
Nivel 4️⃣ - Procesos de PMO Integrados con Procesos de Negocio:
Ahora estamos frente a una PMO avanzada que está preocupada por los procesos de gestión de proyectos y por los procesos de negocio, buscando estandarizar las metodologías entre ellos. La organización reconoce las eficiencias que la PMO ha logrado en la gestión de proyectos y está interesada en implementarlas en toda la organización. De esta manera, todas las operaciones de negocio se ven como proyectos.
La transferencia cruzada de conocimientos y experiencias entre los procesos de proyectos y negocios fluye también en la otra dirección. Ahora, gran parte de los informes y el seguimiento del rendimiento de la PMO se mide tanto contra los resultados comerciales/operacionales como contra los resultados del proyecto, y los criterios para el éxito del proyecto han evolucionado para ser mucho más holísticos.
En este punto de su evolución, la PMO generalmente tiene su propio presupuesto y se trata como una unidad de negocio separada. La Dirección ahora exige el cumplimiento departamental con los procesos de la PMO, los que ahora están estrechamente integrados con los procesos corporativos.
Nivel 5️⃣ - Mejora Continua:
La PMO ahora es una unidad de negocio completamente separada, responsable de las operaciones de proyectos y proyectos de negocios en toda la empresa. Generalmente está supervisada por un ejecutivo de nivel C-level con acceso directo al CEO. Mantiene un entorno de gestión de proyectos en unidades de negocio, clientes, proveedores y socios, y busca crear conciencia de proyectos para todos los stakeholders relevantes (ya hablaremos de los "stakeholders").
La PMO está profundamente involucrada en la investigación de procesos y frecuentemente realiza estudios en áreas de la organización, basándose en gran medida en datos históricos y en su propia colección de datos de proyectos relevantes. Los resultados de estos estudios tienen implicaciones para toda la organización.
La Dirección ahora pone un gran énfasis en la mejora continua del rendimiento de la PMO y del proyecto, ya que los intereses de la PMO y los intereses de toda la empresa están completamente alineados.
Conclusión:
A medida que las PMOs continúan madurando y modernizándose, los modelos de madurez que las describen también necesitarán evolucionar. Pero por el momento, el modelo descrito anteriormente satisface las características más destacadas de la PMO actual.
